機能紹介
整備合計請求- 機能別マニュアル -
整備売上データの合計請求書の発行に関する解説をしています。整備合計請求の利用には、締日の設定が必要になります。
整備合計請求の利用には、締日の設定が必要になります。
締日に関する解説が必要な場合は、締日機能の利用を参照してください。
1.ご利用前の注意事項
既に整備売上のある顧客に対して、個別請求から合計請求に請求方法を切換える場合の注意点について。
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個別請求 ⇒ 締日 ⇒ 合計請求
既に継続する整備売上のある顧客に対して、個別請求から合計請求に請求方法を切換える場合は、締日を境に個別請求から合計請求への切換えを行なうことをお勧めします。 -
注意点
個別請求から合計請求への切換え期間には、同一顧客に対して個別請求と合計請求の車両整備データが存在する場合が出てきます。
この場合、合計請求の車両整備データに対しては整備一括入金が行なえますが、個別請求に対しては個別に入金処理が必要となりますので、間違いの無いようにご注意ください。 合計請求の場合は、個別の入金も行なうことができます。
2.顧客データの設定 画面の場所：顧客管理 ⇒ 顧客登録･編集画面
請求タイプと締日を設定します。整備合計請求を利用する場合は、必ず締日の設定を行なってください。
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請求タイプ
顧客を整備合計請求の対象にしたい場合は、合計請求を選択します。ここで設定した請求タイプは、車両整備データ登録画面で請求先となる顧客データを読み込んだ時に自動的に選択される様になります。 また請求先を別指定する場合は請求先の顧客データに設定された請求タイプが優先されます。 -
締日
5日、10日、15日、20日、25日、末日から締日を選択します。ここで設定した締日は、整備合計請求の集計に利用されますので、間違いの無いように設定してください。
3.車両整備登録･編集 画面の場所：販売管理 ⇒ 車両整備登録･編集画面
請求タイプから「合計請求」を選択することで「合計請求」の対象となります。 同一顧客の場合でも車両整備データごとに「個別請求」と「合計請求」を使い分けることもできます。
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請求タイプ
車両整備データを整備合計請求の対象にしたい場合は、請求タイプの「合計請求」を選択します。
顧客データが「未登録」の場合は、請求タイプを「合計請求」に変更することはできません。予め顧客データを登録してから顧客データを読み込んでください。 -
顧客データ読込
顧客データを読み込むと、顧客データに設定されている請求タイプの値が自動的に選択されます。 請求先を別指定する場合は請求砂金の顧客データに設定された請求タイプが優先されます。 -
補足
請求タイプは、同一顧客の場合でも車両整備データごとに個別請求と合計請求を使い分けることもできますので、合計請求から除外したい場合など状況に合わせて利用することができます。 -
注意
既に個別請求として請求済の整備売上データを合計請求に変更しないでください。合計請求で再度売上として請求することになります。
4.整備合計請求一覧 画面の場所：会計管理 ⇒ 整備合計請求一覧
今回請求分の合計請求一覧を顧客［請求先］ごとに集計して一覧表示します。 合計請求一覧は当日の日付を基準に締日期間を決定して車両整備の売上データを抽出しますので、締日の翌日以降に合計請求を行う仕様となっております。
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合計請求
整備合計請求一覧から合計請求書を発行する対象データ行の合計請求ボタン［］をクリックすると合計請求書発行ページに移動します。 -
今回売上
対象となるデータ行の今回売上ボタン［］をクリックすると今回対象の売上データを確認することができます。 -
補足［1］
整備合計請求一覧には、常に今回請求期間［締日期間］の売上情報が表示されます。 -
補足［2］
整備合計請求一覧には「合計請求の未回収残高あり」のデータが集計されて表示されます。 -
注意［1］
同一の顧客であっても、請求タイプが「個別請求」の整備売上データは集計に含まれません。 -
注意［2］
合計請求一覧は当日の日付を基準に締日期間を決定して車両整備の売上データを抽出しますので、締日の翌日以降に合計請求を行う仕様となっております。締日が20日の場合は21日以降に合計請求を行ってください。
5.整備合計請求書の発行 画面の場所：会計管理 ⇒ 整備合計請求一覧 ⇒ 整備合計請求発行
選択された顧客に対する合計請求書の発行を行います。請求情報と今回売上の車両整備データが一覧で表示されます。
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合計請求書［控あり･控なし］
合計請求書を発行します。印刷プレビュー画面が表示されるタイミングで、今回売上の車両整備データに合計請求日が登録されます。 -
個別請求書
個別に請求書が印刷できます。合計請求書と合わせて個別の請求書の添付が必要な場合に利用してください。 -
前回請求･入金額 ⇒ 開始残高調整
開始残高調整は、個別請求から合計請求に切換える際に繰越金額が0円の場合に合計請求書印刷の額面調整のために使用することができます。 開始残高調整は、データとしては保存されません。
開始残高調整を利用する場合は、前回請求と入金額の開始残高調整に同じ金額を入れて繰越金額が0円になるようにしてください。 双方に違う金額を入力することもできますが、繰越金額が0円以外の場合に「今回請求額」と次回請求時の「前回請求」の金額に差異が発生して整合性が無くなりますのでご注意ください。 -
補足［1］
合計請求に関する情報は、都度計算により取得しますのでデータとしては保存されません。 合計請求日は、車両整備データに保存されますので、今回の売上が存在しない場合は合計請求日が保存されません。 -
補足［2］
合計請求日を元に入金額集計を行うため、整合性維持のために合計請求日の変更は行えません。 印刷時に発効日の変更を行うことはできますが、発効日はデータとしては保存されません。 -
注意
合計請求書発行後に顧客データの締日、車両整備データの売上日、請求タイプ、入金データの日付や金額などに対して内容変更が行なわれると、 集計金額をはじめ合計請求に関する情報に影響がでます。顧客データ、売上データ更新の際は、ご注意ください。